Foire aux questions sur la copropriété

Quel est le rôle du syndic ?

Les obligations du syndic sont reprises dans l’article 577 du Code civil :

• Convoquer une assemblée générale ordinaire (une fois par an selon la quinzaine définit dans le ROI).
• Son rôle principal est d’appliquer ou de faire appliquer les décisions prise en assemblée générale.
• De prendre des mesures conservatoires afin de préserver le bâtiment et éviter tous risques contre les tiers.
• La gestion des sinistres
• De représenter l’association des copropriétaires tant en justice que dans la gestion des affaires communes.
• D’administrer les fonds de la copropriété (gestion comptable)
• Il doit rester neutre dans le cadre de sa mission et ne jamais prendre part pour l’un ou l’autre copropriétaire. Le syndic doit être impartial.
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Un syndic doit-il être professionnel ?

Il n’y a aucune obligation à ce qu’un syndic soit professionnel, mais face aux obligations, aux responsabilités de plus en plus lourdes aux yeux de la Loi, et à la complexité de la tâche, de plus en plus de copropriétés décident de faire appel à un syndic professionnel.

Un syndic non professionnel doit couvrir sa responsabilité concernant l’exercice de sa mission. Précisons qu’en cas de mandat de syndic à titre gratuit, cette assurance sera souscrite aux frais de l’association des copropriétaires.

Quelle est la durée du mandat d’un syndic ?

La durée du mandat de syndic est de 1 an à 3 ans maximum. Le syndic n’a pas le droit de contracter des contrats pour la copropriété d’une durée supérieure à son mandat décidé lors de l’Assemblée générale des copropriétaires.

A partir de quand un syndic est-il obligatoire ?

Un syndic est obligatoire dès qu’il y a copropriété, c’est-à-dire au moins deux lots et au moins deux propriétaires. Lors de la création de la copropriété, les statuts nomment un syndic par défaut dont le mandat se terminera ou sera renouveler lors de la première Assemblée générale.

Comment changer de syndic ?

1/ Lorsque le syndic a été désigné par le règlement de copropriété, son mandat expire de plein droit lors de la première Assemblée Générale. Son contrat peut être arrêté à tout moment sur simple décision de l’Assemblée Générale des copropriétaires, et selon les conditions reprises dans son contrat. Un nouveau syndic est alors nommé lors de cette même assemblée.

Les copropriétaires auront pris le soin de contacter d’autres syndic afin d’obtenir des offres avant la tenue de cette assemblée pour élire un nouveau syndic.

2/ Le renouvellement du mandat du syndic. Le renouvellement se décide lors de l’Assemblée Générale ordinaire des copropriétaires (une fois par an) sauf si le mandat est supérieur à un an. En effet, le mandat du syndic ne peut excéder 3 ans. Il n’a donc pas le droit de contracter des contrats pour la copropriété d’une durée supérieure à son mandat.

Attention, il faut se référer au contrat de syndic pour tenir compte du préavis en cas de rupture anticipée.

3/ Révoquer son syndic en cours d’exercice. L’association des copropriétaires peut à tout moment demander à son syndic la convocation d’une assemblée générale extraordinaire à condition que cette demande regroupe 20% des quotités. L’ACP pourra alors demander d’inscrire à l’ordre du jour ce point à l’ordre du jour.

Attention, il faut se référer au contrat de syndic pour tenir compte du préavis en cas de rupture anticipée.

Je suis nouveau copropriétaire. Que dois-je faire ?

Je dois me manifester auprès de mon syndic qui est normalement déjà informé de la mutation de votre lot. Néanmoins, il est indispensable de lui communiquer vos coordonnées ainsi que le mode d’envoi de vos documents et éventuellement ceux de vos locataires.

Le courriel (email) a-t-il une valeur légale ?

Concernant les convocations aux assemblées générales, la loi exige que les copropriétaires soient convoqués par courrier recommandé. Néanmoins, le copropriétaire peut demander à son syndic un autre mode d’envoi : Email ou courrier simple. Pour des raisons pratiques et afin de réduire les frais inutiles, bien souvent, les copropriétaires préfèrent recevoir les convocations aux AG par courriel ou courrier simple.

Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale ?

Une AG ou Assemblée générale est une réunion ou tous les copropriétaires de l’immeuble sont conviés pour prendre des décisions. Elle peut être ordinaire ou extraordinaire.

L’AG ordinaire (statutaire) se tient chaque année à une quinzaine fixée dans les statuts ou par décision d’AG. Elle incarne le lieu où se prennent toutes les décisions majeures qui engagent l’immeuble et son avenir : gestion financière, travaux, sécurité, choix du syndic, modification du règlement, etc.

L’AG est l’organe souverain de la copropriété. Elle réunit tous les copropriétaires pour décider collectivement des questions essentielles concernant la gestion et la conservation de l’immeuble.

Ses principales missions :

• Approuver les comptes et le budget prévisionnel
• Décider des travaux d’entretien, de rénovation ou d’amélioration
• Désigner ou révoquer le syndic et le conseil de copropriété
• Modifier le règlement de copropriété ou l’acte de base
• Statuer sur les litiges et les actions en justice

Une AG extraordinaire peut être convoquée à tout moment par le syndic (s’il y a urgence et dans l’intérêt de la copropriété) ou à la demande des copropriétaires s’il regroupe au moins 1/5 des quotités.

L’AG peut valablement délibérée à partir du moment où le double quorum est atteint (plus de la moitié des copropriétaires présents ou représentés avec au moins la moitié des quotités présentes ou représentées) ou le simple quorum qualifié (75 % des quotités).

Si le quorum n’est pas atteint, une seconde séance peut être convoquée au moins 15 jours plus tard et avec les mêmes points à l’ordre du jour. Cette fois, aucun quorum n’est requis : l’AG peut valablement délibérer quel que soit le nombre de présents ou représentés.

Qui participe à l’assemblée générale :

• Tous les copropriétaires (personnes physiques ou morales) : chacun a le droit de participer, de s’exprimer et de voter.
• Mandataires : un copropriétaire peut se faire représenter par une autre personne (autre copropriétaire, tiers).
• Syndic : il organise l’AG, présente les rapports et exécute les décisions, mais ne vote pas.
• Conseil de copropriété (s’il existe) : organe consultatif, il assiste l’AG mais ne vote pas.
• Président et secrétaire : désignés en début de séance parmi les copropriétaires présents.

Qui ne participe pas à l’assemblée générale :

• Locataires, prestataires, invités : n’ont pas de voix délibérative, sauf invitation expresse à titre consultatif.

Qui convoque l’assemblée générale ?

Le syndic est légalement tenu de convoquer l’AG ordinaire au moins une fois par an. Il peut également convoquer des AG extraordinaires à la demande du conseil de copropriété ou d’un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/5 des quotités.

Le syndic doit respecter :

• Le délai légal : minimum 15 jours calendrier avant la date de l’AG.
• Forme : lettre recommandée ou autre mode de convocation (courriel ou courrier simple) si le copropriétaire a donné son accord.
• Contenu : ordre du jour détaillé, projets de résolution, documents justificatifs (comptes, devis, rapports, PV précédent, etc.), procuration type.

Ajout de points à l’ordre du jour :

• Tout copropriétaire peut demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour, par écrit au syndic, jusqu’à 3 semaines avant la date de l’AG.

Suivi de la bonne tenue de l’AG et mise en œuvre de ses décisions ?

Le syndic (professionnel ou non) veillera à :

• Rédiger le procès-verbal des décisions prises par l’Assemblée générale.
• D’envoyer à tous les copropriétaires une copie du PV dans un délais maximum d’un mois
• D’appliquer ou de faire appliquer les décisions prise en assemblée générale

A quelle fréquence recevez-vous vos décomptes ?

Les décomptes peuvent être trimestriels ou annuels :

• S’ils sont trimestriels, ils sont basés sur les charges réelles d’un trimestre.
• S’ils sont annuels, les copropriétaires versent des provisions de charges tout au long de l’exercice et un relevé des charges est établi en fin d’exercice. Les appels de provisions sont basés sur un budget voté à chaque assemblée générale ordinaire. Ce budget tient compte de l’ensemble des dépenses courantes de la copropriété et se base généralement sur l’exercice précédent.

En fin d’exercice comptable, les copropriétaires sont remboursés ou doivent verser un complément de charges à la copropriété.

Qui décide des travaux ?

L’Assemblée générale des copropriétaires est souveraine et c’est donc elle qui décide des travaux à exécuter ou non. Ces décisions sont votées selon les quotités des votants à la majorité des 2/3. Les copropriétaires décideront également le mode de financement des travaux (soit via un appel de Fonds spécifiques ou alors via le Fonds de Réserve).

Le syndic quant à lui peut décider seul de travaux urgents pour préserver l’intégrité de l’immeuble (mesures conservatoires).

L’Assemblée générale des copropriétaires peut également, donner mandat au Conseil de Copropriété pour décider de certains travaux et fixer un budget maximum sans devoir repasser par une décision d’AG.

Qui gère le suivi des travaux en copropriété ?

C’est le syndic qui gère le suivi des travaux dans les parties communes de l’immeuble. Les travaux privatifs sont exclusivement gérés par les copropriétaires, mais il recommandé d’avertir le syndic en cas de travaux privatifs pour que le syndic en informe les autres copropriétaires (pour les nuisance sonore).

En cas de gros travaux, le syndic s’assurera que les travaux privatifs n’impactent pas le côté structurel afin de préserver le bâtiment.

L’assemblée générale peut également mandater un tiers pour le suivi des travaux (un des copropriétaires, les membres du conseil de copropriété, un architecte, un expert etc.).

Qui gère le suivi des sinistres ?

C’est le syndic qui gère le suivi des sinistres. Il préserve donc l’intérêt des copropriétaires en fonction du contrat d’assurance de l’immeuble. C’est donc lui qui gère tout ce qui touche aux parties communes et les sinistres entre copropriétaires.